Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen verpflichtend in elektronischer Form aufbewahren. Die bisher mögliche Befreiung von dieser Verpflichtung läuft zum Jahresende 2026 aus. Eine ausschließlich papierbasierte Ablage der betroffenen Unterlagen ist dann nicht mehr ausreichend.
Die Regelung betrifft insbesondere Unterlagen, die für die Sozialversicherung und die Prüfung der Entgeltabrechnung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Stundennachweise, Bescheinigungen zur Versicherungspflicht sowie Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen.
Unser Tipp: Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Umstellung vor!
Unternehmen sollten ihre bisherigen Abläufe überprüfen und frühzeitig eine strukturierte elektronische Dokumentenablage einrichten. So lassen sich die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und benötigte Unterlagen bei zukünftigen Betriebsprüfungen schnell und unkompliziert bereitstellen.
Sie haben Fragen zur elektronischen Aufbewahrung Ihrer Entgeltunterlagen? Wir bei Manz & Partner unterstützen Sie gerne bei der Klärung der Anforderungen und der Vorbereitung auf die neuen Regelungen.